En la sagrada asamblea de términos y expresiones de culto entre las pequeñas y medianas empresas (PYMES), “organización” tiende a ocupar un puesto muy bajo en la lista.
La palabra en si suena monótona, aburrida. No tiene el carácter necesario para vender libros o volverse tendencia en TikTok. En la era digital, la palabra “organización” suena más como el tema de un regaño que un atajo al éxito de PYMES.
A pesar de su prevalencia, este malentendido no podría estar más lejos de la verdad. Para el éxito de una Pyme, la organización lo es todo.
En el artículo de hoy, vamos a cambiar la perspectiva en la conversación sobre PYMES y mostrarle porque la organización importa más de lo que usted piensa.
Después, compartiremos algunos consejos para PYMES y resaltaremos un gran secreto: las empresas que dan prioridad a la organización disfrutan de mayor eficiencia, velocidad de crecimiento, y longevidad que la competencia desorganizada.
¿Por Qué Importa la Organización?
Los emprendedores exitosos nunca dejan todo a la suerte.
Claro, podrían llegar a ser tendencia en medios sociales, detonar gastos FOMO, y sobrepasar las proyecciones de ganancias en el primer y segundo cuarto.
Ese es un escenario ideal, pero dicho golpe de fortuna es temporal; como bien lo sabrá todo dueño de empresas.
Los emprendedores verdaderamente exitosos entienden que la suerte es un recurso de bajo potencial en la acelerada economía moderna. Más que eso, ellos comprenden que su negocio requiere de un cosmos (Palabra Griega que significa Orden y Armonía) y no de su gemelo destructivo: el caos.
La organización es la barrera que divide los dos posibles resultados en el futuro de cada PYME. Es lo que divide al paraíso y el infierno.
Y en este paraíso el árbol de la organización empresarial es uno que concede múltiples frutos:
- Aumentos de productividad
- Reducción de niveles de estrés
- Operaciones mejoradas
- Aumento de trabajo en equipo
- Relaciones más estables con los clientes
¿Cómo es que una sola virtud puede llevar a tanto?
Las habilidades organizacionales bien establecidas promueven la consistencia en cada aspecto de un negocio, deja poco o nada a la suerte al presentar una manera de establecer y monitorear metas (basándose en datos confiables) que ponen a la compañía en camino hacia el éxito continuo.
Por el contrario, las compañías que le apuestan al destino generalmente se enfrentan contra viento y marea. Después de todo, aproximadamente una de cada cuatro compañías falla durante su primer año, mientras que más del 52% de todos los negocios se derrumban después de seis años de operación.
Bien lo dijo Benjamin Franklin: “Si fallas al planear, estas planeando fallar.”
Tristemente, muchas grandes compañías (incluyendo nombres famosos como Peloton y Blue Apron) se han familiarizado íntimamente con este dicho.
En el caso de Peloton, algo de suerte entró en la jugada con el hecho de que la pandemia global volvió necesario el equipo de ejercicio casero. Con los gimnasios públicos cerrados, las acciones de Peloton volaron de $27 dólares por acción a $167 por acción (y una capitalización bursátil total de $45 mil millones)
Pero poco duró este nuevo dios en El Olimpo.
Durante los últimos dos años, las acciones de Peloton se han desplomado, mientras que tratan de arreglar la fuga en su negocio con despidos masivos y reestructuración corporativa.
¿Pero que derrumbó a este titán en potencia?
La desorganización en varios frentes, incluyendo un torbellino de ingeniería defectuosa, problemas de suministro, y pronósticos económicos miopicos.
En otras palabras, los ejecutivos en Peloton organizaron la compañía bajo la asunción que la economía remota del 2020 sería permanente. Cuando acabó la pandemia y la vida volvió “a la normalidad,” Peloton se mostró incapaz de adaptarse.
Este tipo de historias es común. Blue Apron (una startup de kits de comida con ingredientes y recetas) se enfrentó a obstáculos similares poco después de su alza en el 2012.
En su momento valuada en casi $2 mil millones de dólares, los sistemas y procesos de Blue Apron eran suficiente al inicio.Sin embargo, al ponerse a prueba en el escenario nacional, se vieron incapaces de mantenerse en pie.
En una honesta declaración, el antes CEO de Blue Apron, Matt Salzberg, admitió lo siguiente:
”Yo le atribuiría muchos de los problemas a la planeación de cadenas de suministros, ya que no habíamos desarrollado estos sistemas. Y nosotros estábamos manejando la complejidad sin sistemas lo suficientemente robustos para manejar la planeación de labor en nuestros centros de llamadas, suministros, compras y demás. Mucho de eso se estaba manejando de manera manual a través de intuición y hojas de cálculo.
En esta inesperada declaración, Salzburg revela que la desorganización sistemática terminó por volcar la compañía. Aunque es difícil de imaginar que su compañía multimillonaria se balanceara sobre “intuición y hojas de cálculo” en lugar de sistemas, procesos y software.
¿Se presentan estos casos en compañías de todo tamaño?
Si, cada día se ven casos similares, pero existen buenas noticias: la economía digital ha logrado facilitar la organización para las PYMES (y así mismo su éxito).
Solo se necesita saber por dónde empezar.
Hora de Organizarse: 5 Estrategias para el Éxito de las PYMES
En el mundo de los negocios, “organización” tiene un sinfín de significados.
Hoy, sin embargo, nos enfocaremos en sus cinco aplicaciones principales, empezando con la necesidad de una gestión financiera sensata.
Ya que cada negocio es su propio mundo, hemos dejado estas estrategias abiertas a su libre interpretación.
Aunque algunos de estos consejos para PYMES pueden aplicar directamente a su negocio, otros parecerán menos pertinentes. Sea cual sea el caso, recuerde que estas estrategias están diseñadas para trabajar en conjunto, no por separado.
La verdadera organización es la sinergia entre todos los departamentos, una empresa con buen flujo de efectivo, pero pésimo manejo de relaciones con el cliente tendrá problemas para mantenerse a flote.
1. Enfóquese en su Gestión Financiera
La longevidad de una organización depende de una gestión financiera sensata, la sangre que da vida al negocio. Incluso si usted no es un organizador financiero profesional, estos consejos para PYMES le ayudarán a mantenerse en el carril correcto.
Identifique los Gastos Periódicos
Desde el costo de inmobiliarios y seguros de negocios, hasta las nóminas y facturas de marketing; tome su tiempo para enlistar sus pagos recurrentes.
Al identificar su flujo de efectivo de salida, estará mejor equipado para reducir costos.
Adicionalmente, podrá encontrar formas de distribuir la manera en la que paga sus cuentas, en lugar de desembolsar todos sus fondos al mismo tiempo cada mes.
Actualice sus Estados Financieros
Los presupuestos son cruciales… pero usted ya sabe eso.
Lo que es aún más vital es su estado de resultados, estado de flujo de efectivo, y balance general: estos documentos son la llave que abre la puerta a la optimización de una PYME.
Aunque gestionar estos documentos pueda sonar como tarea, vealo más como una inversión en su pequeño negocio.
Visite nuestra guía de documentos financieros para aprender más sobre estos, y tener acceso a plantillas digitales gratuitas.
Aproveche las Opciones de Financiamiento
Como emprendedor, usted tiene mayor acceso a capital de operaciones de lo que se imagina.
Si sus márgenes de ganancia se ven bajos (o está buscando financiar maquinaria nueva) asegúrese de investigar todas las avenidas de financiamiento, incluyendo:
- Solicitar para una CDFI
- Abrir una línea de crédito para empresas
- Solicitar tarjetas de crédito aseguradas
- Buscar un préstamo de la SBA (Small Business Administration)
Cuando se trata de asegurar fondos, el cielo es el límite.
Una última consideración: si usted no cuenta con el tiempo para gestionar las finanzas de su PYME, considere delegarlas a uno de sus empleados más confiables. Mejor aún, si cuenta con los recursos, contrate a un contador profesional para que optimice sus finanzas.
Como dueño de una empresa, usted carga con un sinfín de responsabilidades. Delegar las responsabilidades financieras le dará más tiempo para enfocarse en lo que más importa.
2. Optimice sus Operaciones
¿Qué es la BPO – Business Process Optimization (optimización de procesos empresariales)?
Simplemente, es la capacidad de identificar flujos de trabajo ineficientes y reemplazarlos con procesos mejorados para ayudar a alcanzar las metas empresariales.
La optimización de PYMES generalmente incluye eliminar redundancias, eficientizar flujos de trabajo, y automatizar las tareas esenciales.
Aunque existen varias maneras de implementar un BPO efectivo, la siguiente escaleta presenta un buen punto de partida:
- Identificar ineficiencias: empiece por analizar las métricas internas para encontrar áreas de oportunidad, incluyendo retroalimentación de clientes, duración de ciclos, e índice de error
- Analice sus procesos: revise que está causando problemas, analizando y repasando con cautela cada paso en sus SOPs- Standard Operating Procedures (procedimientos estándar de operación) actuales.
- Reconstruya sus procesos: después de descubrir que necesita mejoria, usted puede rediseñar el proceso de manera adecuada; posiblemente necesitará eliminar redundancias, cambiar secuencias de eventos, o automatizar tareas para reducir el error humano.
- Ponga el nuevo proceso a prueba: antes de dar luz verde a la revisión del proceso, es importante hacer una prueba de control con el mismo rigor con el que se aplicó el SOP original.
- Supervise los procesos: una vez que los nuevos procesos estén en línea en su organización, asigne un equipo para revisar las métricas y conseguir retroalimentación sobre control de calidad, satisfacción del cliente, y productividad.
Nota: Siempre habrá espacio para mejorar, y su constancia en la revisión y optimización de procesos siempre dará frutos para su negocio a corto y largo plazo.
Al seguir esta estructura (y adaptándola a su necesidad) encontrar oportunidades para eliminar embotellamientos, reducir el riesgo general, y mejorar la colaboración con sus empleados y clientela.
3. Impulse a su Equipo
La organización depende de sus procesos, pero gira alrededor de sus empleados.
Después de todo, un equipo motivado da paso a una cultura de trabajo de alto rendimiento. Mientras usted optimiza su operación, asegúrese de inspirar a sus trabajadores a seguir las nuevas estrategias.
Organice Planes de Desarrollo Profesional
Los planes de desarrollo ayudan a su equipo a maximizar su potencial.
Cuando usted provee entrenamiento práctico y colaboración, usted aumenta la confianza, eficiencia, y retención de sus empleados. Averigüe qué es lo que buscan lograr los miembros de su equipo, y haga un plan para ayudarlos a cumplir esa meta.
Fomente los Canales de Comunicación Transparentes
La comunicación sana y honesta solo se da cuando toda voz se puede escuchar.
En la era de equipos distribuidos, el arte de la comunicación interpersonal se ve en peligro. Para contrarrestar las solitarias limitaciones del trabajo remoto, haga uso de las plataformas digitales para fomentar la participación.
Esto puede incluir hacer juntas generales digitales, “salas de descanso” vía Zoom, o incluso hacer circular una encuesta bimensual para la retroalimentación anónima.
De Prioridad al Reconocimiento Significativo
Cuando los empleados brillan en su trabajo, busque reconocerlo de manera activa.
Mientras usted trabaja duro para gestionar el negocio, sus empleados se esfuerzan para entregar resultados día con día. Cuando van más allá de sus labores mundanas, dedique un momento para celebrar sus logros.
Aunque un simple reconocimiento puede ser suficiente, una nota o gesto personalizado puede hacer maravillas a la hora de alzar la moral de los empleados.
Cuando uno se ve atrapado entre procesos y hojas de cálculo, se puede perder la noción de que esos números representan personas de verdad. Es por eso que la falta de apreciación se ve enlistada como la razón #1 por la que la gente renuncia a sus trabajos.
Recuerde: Empoderar a sus empleados ayuda a reforzar su empresa.
4. Fortalezca las Relaciones con sus Clientes
Las relaciones de confianza con clientes no son algo que florezca de la noche a la mañana.
Son el fruto de un largo viaje entre una empresa dedicada y un consumidor leal. Cuando usted consigue la lealtad de sus clientes, las ganancias están aseguradas.
De hecho, cuando los clientes tienen una buena experiencia con una compañía, estos gastan 140% más que aquellos que han reportado una experiencia menos satisfactoria.
Una vez obtenido, un cliente de confianza es difícil de perder, en especial si usted incorpora estos consejos para PYMES.
Invierta en un Buen Software de CRM
Los sistemas a lápiz y papel son propensos a fallas, mientras que el software de CRM-Customer Relationship Management (Gestion de Relacion con Clientes) es prácticamente infalible.
Al incorporar herramientas CRM avanzadas, usted puede automatizar tareas, centralizar información de sus clientes, segmentar su clientela en base a factores claves, y aprovechar de las analíticas optimizadas para mejorar su entendimiento de los comportamientos de su clientela y las tendencias de ventas.
De esta manera, usted podrá crear campañas de marketing y estrategias de venta más enfocadas que le ayudarán a incrementar sus ganancias.
Humanidad, ante Todo
Aunque el software CRM es ideal para la automatización, es importante mantener el elemento humano en su comunicación.
De ser posible, enfóquese en servicio al cliente en persona (en lugar de los números 1-800). Y si su negocio utiliza redes sociales, considere contratar a alguien para manejar la cuenta que tenga sentido del humor y disposición a tener contacto directo con clientes y prospectos.
Generalmente la gente puede notar la diferencia entre una cuenta de redes sociales automatizada y una que participa de manera auténtica en línea.
Más importante que nada, siempre es bueno proteger la relación con sus clientes dando algo de esfuerzo extra, sobre todo después de finalizar la transacción.
Considere una llamada de seguimiento el día después de la compra, mande una nota de agradecimiento personal, u ofrezca un descuento considerable en su siguiente compra.
Escuche Bien al Cliente
¿Quiere saber cómo mejorar su negocio?
Pregúntele a sus clientes, ellos le dirán.
Para aprender de su clientela, pregúnteles qué está funcionando y que no. Mande encuestas incentivadas por email, mensajes de texto SMS de sondeo, o abra un diálogo en las redes sociales para conseguir retroalimentación abierta.
Incluso con respuestas negativas o críticas, usted está ganando.
¿Por qué? Porque usted está demostrando que en verdad escucha a sus clientes, que usted quiere mejorar sus servicios y oferta de productos, y que valora la experiencia de sus clientes más que su propio ego.
Como dijo Maya Angelou: “Al final del día, la gente no recordará lo que usted dijo o hizo, pero recordarán como le hicieron sentir.”
Con todos sus esfuerzos para organizar y optimizar, recuerde que la experiencia del cliente es primordial.
5. Enriquezca su Futuro
Los emprendedores no solo compiten por ser de lo mejor hoy, sino que tienen la mirada puesta en el mañana.
Después de todo, la economía puede cambiar de un día para el otro; un buen negocio tiene que estar listo para adaptarse.
Sin embargo, mientras se preparan para el futuro, los emprendedores deben regresar a sus raíces de vez en cuando. En otras palabras, deben revisitar la misión sobre la que se fundaron, esa visión que les inspiró a empezar su negocio desde el inicio.
En algún momento libre, considere las siguientes preguntas sobre su identidad corporativa:
- ¿Se cumplieron las metas originales?
- ¿Han cambiado los valores empresariales?
- ¿Quiénes somos ahora? ¿Quiénes queremos ser mañana?
- ¿Quiénes son nuestros clientes hoy? ¿A quién queremos servir mañana?
A través de estas preguntas contemplativas, usted puede conseguir una visión del estado de su negocio y de su espíritu emprendedor.
Más importante aún, son la tinta con la que podrá escribir su siguiente capítulo.
Bienvenido a uLink
“Organización” tal vez no sea una palabra con impacto, pero es la clave para el éxito de una PyME.
Es una llave maestra que abre las puertas que llevan a mejoras en relaciones con clientes, retención de empleados, y solvencia financiera. Más importante aún, es lo que conduce a un buen futuro para su empresa.
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